Algemeen
Deze Openbaarheidsparagraaf Woo is opgenomen in de programmabegroting op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Het BBV bepaalt dat een bestuursorgaan in de jaarlijkse begroting aandacht besteedt aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van de Wet open overheid (Woo) en in de jaarlijkse verantwoording verslag doet van de uitvoering daarvan, mede in relatie tot die beleidsvoornemens. In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt nader ingegaan op de organisatorische aspecten van de uitvoering van de Woo.
De Wet open overheid (Woo) is op 1 mei 2022 in werking getreden en vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De wet heeft tot doel de transparantie en toegankelijkheid van overheidsinformatie te vergroten. Daarbij ligt een sterkere nadruk op actieve openbaarmaking (uit eigen beweging) naast het systeem van passieve openbaarmaking (op verzoek).
Het op orde brengen van de informatiehuishouding is een belangrijke randvoorwaarde voor de verplichtingen uit de Wet open overheid. Zowel de Woo als de Archiefwet bepalen dat provincies de verplichting hebben om hun informatiehuishouding op orde te brengen en te houden. De informatiehuishouding wordt daarbij gedefinieerd als “het geheel aan regels, structuren, processen en voorzieningen gericht op gebruik en beheer van informatie. Denk aan creëren, opslaan, ordenen, bewaren, ontsluiten, verstrekken en vernietigen van informatie” .
Ambitie en programmatische aanpak
Op basis van een impactanalyse uit 2021 hebben GS in 2024 vastgesteld dat we in vier jaar toe groeien naar de ambitievariant ‘Maximaal transparant en maximaal toegankelijk’. Hiervoor is een vierjarig, gefaseerd programma ingericht binnen de pijler ‘Digitaal fundament’ van de 'Digitale Transitie'. Het programma bestaat uit vier samenhangende sporen die zich richten op:
- Actieve openbaarmaking;
- Passieve openbaarmaking;
- Informatiehuishouding en archief op orde;
- Ondersteuning, bewustwording en digitale voorzieningen.
PS hebben middelen beschikbaar gesteld voor de invoering en doorontwikkeling van de Woo. De implementatie wordt gerealiseerd via vier plateaus en 22 (deel)projecten, waarover periodiek wordt gerapporteerd.
Fase 1: Basaal transparant en toegankelijk
De eerste fase van het programma, gericht op ‘Basaal transparant en basaal toegankelijk’, is afgerond en heeft tot duidelijke resultaten geleid. Zo zijn inmiddels 12 van de 17 Woo-informatiecategorieën via de provinciale website ontsloten, waardoor documenten beter vindbaar zijn voor inwoners, bedrijven en onderzoekers. Daarnaast is de landingspagina ‘Openbare documenten’ geoptimaliseerd op het gebied van toegankelijkheid en gebruiksgemak.
Deze activiteiten sluiten aan op de landelijke ontwikkeling van de Woo-index, nu Gemeenschappelijke Woo Voorziening hetend (GWV), de centrale vindplaats voor actief openbaar gemaakte documenten. De provincie is hier al op aangesloten en bereidt zich voor op aansluiting van andere informatiecategorieën. De documenten zijn dan conform landelijke standaarden vindbaar.
Wat hebben we in 2025 gerealiseerd?
Voor de komende periode ligt de nadruk op het verder professionaliseren van de informatiehuishouding en het structureel verankeren van openbaarmaking. Belangrijke activiteiten zijn:
- Implementatie van een nieuwe sjabloongenerator om de kwaliteit van de besluitvorming verder te ondersteunen;
- Inzet van Microsoft 365 Copilot (gestart in 2024) ter ondersteuning van het sneller vinden, analyseren en ontsluiten van informatie;
- Uitvoering van de Proof of Concept ‘Digitale werkplek van de toekomst’, gericht op duurzaam en modern informatie- en archiefbeheer en gebruikersvriendelijke informatie-ondersteuning. Hierbij spelen het zaaksysteem Djuma, DMS/eDocs, het dataplatform en SharePoint/Teams een belangrijke rol en zal verantwoord gebruik gemaakt worden van AI;
- Verdere implementatie van het programma 'Ambtelijk Vakmanschap', met nadruk op bewustwording en vaardigheden rondom transparant werken;
- Het verder op orde brengen van de informatiehuishouding, met oog voor de implicaties van de nieuwe Archiefwet.
Actieve openbaarmaking: stand van zaken en vooruitblik
In november 2024 is bij Koninklijk Besluit de eerste fase van actieve openbaarmaking vastgesteld. Hieraan is volledig voldaan. Dankzij bestaande digitale structuren en eerdere voorbereidingen vergde dit beperkte aanvullende inzet. Overzicht eerste tranche | KOOP Kennis- en exploitatiecentrum officiële overheidspublicaties
De tweede fase van actieve openbaarmaking is afhankelijk van de landelijke Generieke Woo-voorziening (GWV). De ontwikkeling en uitrol hiervan verlopen gefaseerd en hebben vertraging opgelopen. De technische en functionele aansluitvoorwaarden worden landelijk vastgesteld zodra onderdelen gereed zijn. Hierdoor is aansluiting op de landelijke infrastructuur nog niet mogelijk.
De provincie blijft zich intussen voorbereiden door interne processen af te stemmen, landelijke ontwikkelingen te volgen en bestaande voorzieningen optimaal te benutten. Zodra de landelijke voorziening gereed is en de aansluitvoorwaarden definitief zijn, kan aansluiting worden gerealiseerd.
Wat betekent dit voor Flevoland ?
De eerste fase van het Woo-programma stond in het teken van ‘Basaal transparant en basaal toegankelijk’. In deze fase zijn belangrijke stappen gezet. Inmiddels is meer dan de helft van de relevante Woo-informatiecategorieën via de provinciale website actief openbaar gemaakt en raadpleegbaar via de pagina ‘Openbare documenten’. De resterende categorieën worden in 2026 en 2027 ontsloten, waarbij de landelijke fasering via Koninklijke Besluiten wordt gevolgd. Dit geldt eveneens voor de aansluiting op het landelijke zoekportaal: de Generieke Woo-voorziening (GWV).
De zoek- en vindmogelijkheden op de provinciale website zijn vanuit het perspectief van de gebruiker geoptimaliseerd. Hiervoor wordt verwezen naar: Overzicht openbare documenten - Provincie Flevoland
Flevoland is daarnaast geregistreerd in het Register van Overheidsorganisaties, waarin de zoekfunctie van de landelijke GWV is geïntegreerd. Via deze voorziening worden gebruikers met een gerichte zoekvraag doorgeleid naar de provinciale webpagina met relevante openbare documenten, hoewel het merendeel van de bezoekers rechtstreeks via de provinciale website zoekt. De landelijke GWV is nog in ontwikkeling. De doorontwikkeling valt onder verantwoordelijkheid van KOOP (onderdeel van Logius, ministerie van BZK) en kent vertraging, waardoor volledige aansluiting nog niet mogelijk is. Hiervoor wordt verwezen naar: Woo-index Provincie Flevoland | Overheid.nl
Er is in 2025 ingezet op kwaliteitsverbetering van GS-nota’s via training en opleiding, en er is geïnvesteerd in een nieuwe sjabloongenerator waarin eisen rond archivering en openbaarmaking - waar mogelijk - integraal zijn opgenomen (‘openbaarmaking by design’). De inrichting en testfase zijn in 2025 afgerond; gefaseerde implementatie start in het eerste kwartaal van 2026.
Verder is in 2025 een proef gestart met inzet van AI voor geautomatiseerde metadatering, Daar ondersteund AI bij het toekennen van kenmerken die van belang zijn voor archivering en (actieve) openbaarmaking. Deze ontwikkeling moet bijdragen aan een structureel beter beheerde en beter ontsluitbare informatiehuishouding.