Bedrijfsvoering

Formatie en kwaliteit op niveau brengen
Via het jaarprogramma wordt stapsgewijs inzicht verkregen in de daadwerkelijk inzetbare bezetting. Hoewel dit inzicht nog niet volledig is, laten de beschikbare gegevens zien dat de eerder geconstateerde achterstand nog niet volledig is ingelopen. Oorzaken hiervoor zijn onder meer de beperkte beschikbaarheid van geschikte kwaliteiten op de arbeidsmarkt en het verloop binnen de organisatie. Tegelijkertijd wordt ingezet op het gericht opleiden van medewerkers en het benutten van hun kwaliteiten en talenten.
Deze ontwikkeling vraagt om een aangepaste benadering van werving. In het afgelopen halfjaar is ervaring opgedaan met brede werving , waarbij vacatures minder profielspecifiek en meer generiek worden uitgezet. Door middel van interne opleiding en ontwikkeling kunnen medewerkers vervolgens gerichter worden ingezet, wat bijdraagt aan een flexibelere en duurzamere inzet van personeel.

Diversiteit en inclusie
Als centraal onderdeel van het thema 'Diversiteit en Inclusie' is voor alle medewerkers de jaarlijkse Diversity Week georganiseerd. Met onder meer een theaterprogramma dat medewerkers bewust maakt van onbewuste vooroordelen en hen uitnodigt persoonlijke ervaringen te delen.
De E-learning ‘Kracht van verschil’ is gemaakt als onderdeel van het programma 'Ambtelijk Vakmanschap'. Daarmee kunnen medewerkers ontdekken welke aannames en vooroordelen hen in de weg staan tot een inclusieve communicatie.
Voor het versterken van de inclusieve en gelijkwaardige samenwerking heeft een team, bij wijze van proef, een training gevolgd. Omdat zij met deze training goede resultaten hebben behaald, komt deze ook voor andere teams beschikbaar.

Verduurzaming woon-werkverkeer

Onder medewerkers is een enquête gehouden naar de motieven en voorkeuren in het reisgedrag en de keuze van vervoermiddel. Dit heeft voldoende informatie en bouwstenen opgeleverd voor een verkenning van mogelijke maatregelen voor het verminderen van de CO2 uitstoot en een afname van de verkeerdrukte op de (regionale) wegen. Het doel van de verkenning is een meerjarig plan van aanpak waarmee de provincie kan bijdragen aan het behalen van de klimaatdoelstellingen op het gebied van mobiliteit.

Banenafspraak Participatiewet

Ondanks krapte op de arbeidsmarkt en toename van het aantal medewerkers, heeft de provincie nagenoeg aan de quotumnorm van de banenafspraak weten te voldoen. Dit is mede het resultaat van gerichte wervingsactiviteiten, het aanbieden van op maat gemaakte functies en goede begeleiding en voorzieningen voor medewerkers met aangepaste werkomstandigheden.

Digitalisering en Informatievoorziening

Het afgelopen jaar zijn grote stappen gezet in de digitale transformatie van de provincie. Onze digitale veiligheid staat hierbij altijd voorop. We hebben een veilig, wendbaar en weerbaar digitaal fundament neergezet in lijn met de Cloud strategie van de provincie. Wendbaar betekent hier dat het ons de flexibiliteit biedt om nieuwe ontwikkelingen sneller te kunnen inpassen en betekent ook dat de omgeving continu in ontwikkeling zal blijven.

In de praktijk betekent dit ook dat wij, als gevolg van de veranderende geopolitieke context, onze ingezette Cloud migratie hebben kunnen temporiseren. We hebben hiertoe een nieuwe aanbesteding van ons hybride datacenter gedaan. Deze is gegund aan een Nederlandse partij waardoor een volledige migratie naar de Cloud op dit moment niet noodzakelijk is.

Het weerbaar digitaal fundament heeft ook de basis geleverd voor onze moderne digitale werkomgeving. We kunnen de organisatie nu ook meer keuzevrijheid bieden in het gebruik van digitale werkplekken. De gehele organisatie is voorzien van nieuwe laptops en telefoons, die nog veiliger beheerd kunnen worden.

De verandering naar een toekomstbestendig weerbaar digitaal fundament heeft ook een grote impact op de organisatie waardoor er ook veel aandacht is voor de ontwikkeling en training van medewerkers. Zowel op het gebruik van digitale tools als bewustwording rondom cybersecurity, informatiebeveiliging en privacy (onderdeel van het ambtelijk vakmanschap).

Het vastgestelde 'Informatiebeveiligingsbeleid 2024-2028' wordt tot uitvoering gebracht in het uitvoeringsprogramma 'Digitale weerbaarheid'. Gegeven het sterk toegenomen dreigingsbeeld voor (decentrale) overheden is er een analyse gedaan van de bedrijfskritische applicaties en de digitale infrastructuur. We werken aan een geïntegreerd platform waarin risico’s, maatregelen, processen, systemen en bijbehorende eigenaren bij elkaar komen.

In 2025 heeft provincie Flevoland de voorbereidingen getroffen voor de implementatie van de NIS2 richtlijn (Network Information Security). Op basis van een uitgevoerde impactanalyse NIS2 is een uitvoeringsplan Cyberweerbaarheid opgesteld. Deze analyse richt zich op het proactief detecteren en beheersen van cyberincidenten op onze fysieke infrastructuur objecten zoals bruggen en sluizen. In 2025 zijn de eerste organisatorische en technische maatregelen in gang gezet, gericht op het voldoen aan de zorgplicht en het versterken van de digitale weerbaarheid van de organisatie.

Ook de transitie naar een meer datagedreven organisatie is ingezet. We krijgen steeds meer inzicht in onze data- en informatievraagstukken. Belangrijk omdat dit inzichtelijk maakt waar en hoe het bijdraagt aan de doelen van de organisatie en we beleidskeuzes transparant en beter uitlegbaar kunnen maken door de inzet van dashboards en ‘digital twin’ technologie. Het datagedreven werken levert zo ook een belangrijke bijdrage aan de implementatie van de Omgevingswet en de maatschappelijke opgaven. De Omgevingswet vraagt immers van ons dat we de opgaven integraal benaderen, geen losse beleidsstukken, maar in samenhang. Waar keuzes logisch op elkaar aansluiten. Dat betekent dat we moeten weten wat er speelt, waar kansen liggen, welke keuzes we moeten maken en hoe die keuzes elkaar beïnvloeden. We moeten op het juiste moment over de juiste gegevens beschikken om sneller betere besluiten te kunnen nemen.
Niet eenvoudig, omdat heel veel data en informatie versnipperd over systemen is opgeslagen, zowel intern als extern. Overheidsbreed wordt hierop interprovinciaal en interbestuurlijk samengewerkt onder de vlag van de Nederlandse Digitaliseringsstrategie.

De ontwikkeling naar een datagedreven organisatie is ook cruciaal voor de ontwikkeling en inzet van AI. We werken aan het op een verantwoorde en veilige manier inzetten van AI. Hiertoe zijn een aantal verkenningen en experimenten uitgevoerd. Tegelijkertijd is in het weerbare digitale fundament gewerkt aan ‘vangrails’ om de veilige, verantwoorde manier te kunnen borgen. Ook hier nemen we de geopolitieke context continu in afweging. Nu zijn we nog vooral afhankelijk van niet-Europese AI-ontwikkelingen en daarom werken we interprovinciaal en interbestuurlijk samen aan mogelijke alternatieven.

De digitale transformatie zien we ook terug in de vernieuwing van onze digitale dienstverlening naar inwoners en ondernemers. Zowel voor ons subsidieproces als voor de vergunningen zijn we aan het overstappen naar een modern zaaksysteem. We willen hiermee bereiken dat onze inwoners makkelijk toegang hebben tot onze dienstverlening en dat ze goed kunnen worden geholpen en ondersteund.
Een belangrijk bijbehorend resultaat is de voorbereiding van het aanwijzingsbesluit voor het elektronisch indienen van officiële berichten als onderdeel van de implementatie van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv). Dit draagt bij aan het verbeteren van de digitale communicatie tussen inwoners, ondernemers en provincie Flevoland, en sluit aan bij de wettelijke verplichtingen vanuit de Wmebv.

Het afgelopen jaar hebben we ervaren dat de ontwikkelingen zich alleen maar sneller zijn gaan opvolgen. Dit heeft de IV-organisatie naar een kantelpunt gebracht, met een flinke verandering in het takenpakket die een andere werkwijze vraagt.

Inkoop en aanbesteding

We voeren aanbestedingstrajecten uit op basis van het vastgestelde inkoopbeleid. Binnen deze trajecten passen we de uitgangspunten van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) toe. Afhankelijk van de aard en proportionaliteit van de opdracht worden relevante MVOI ‑ thema’s betrokken, zoals Klimaat- en Milieubewust inkopen, Circulair inkopen, Sociaal inkopen en Ethisch inkopen.
Onder Sociaal inkopen verstaan we onder meer de inzet vanuit de Participatiewet en Quotumwet, het toepassen van social return, en het bevorderen van diversiteit, inclusie en kansen voor sociale ondernemingen.

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Privacy geborgd
We hebben uitvoering gegeven aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de bijbehorende Uitvoeringswet (UAVG). Net als voorgaande jaren is in de organisatie aandacht besteed aan het thema privacy en het verwerken van persoonsgegevens. Ook zijn er trainingen gegeven aan medewerkers op het gebied van de privacyregelgeving. Daarnaast zijn er gedurende het jaar verschillende adviezen uitgebracht. Op deze wijze worden de medewerkers bewust gemaakt van privacyaspecten en zijn ze beter in staat privacy te waarborgen in de uitvoering van het werk.

Wet open overheid

Woo per fase geïmplementeerd in de organisatie
De samenleving vraagt transparantie en openheid van de overheid. Provincie Flevoland groeit met een meerjarig programma toe naar een effectief transparante en goed toegankelijke overheid.
Binnen het spoor ‘systemen en tooling’ hebben we geconcludeerd dat de opslag van data en informatie in verschillende systemen een belemmering is om op een efficiënte manier de Woo te implementeren. Er gaat hierdoor nog steeds veel tijd verloren met het zoeken naar de gerelateerde informatie van een Woo verzoek en het anonimiseren hiervan. De gekozen ICT-oplossingen hebben tot nu toe ook weinig verbeteringen opgeleverd. In de praktijk blijkt het bovendien lastig om achteraf de informatievoorziening systemen aan de stapeling van opgelegde wet- en regelgeving te laten voldoen. In de verkenning naar mogelijke andere documenten management systemen zien we ook weinig verbetering in functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid. Onze conclusie is dat als bij het ontwerp van de systemen de toegankelijkheid, transparantie en openheid niet is meegenomen, deze achteraf nauwelijks nog zijn aan te brengen. Met als gevolg dat er additionele taken en activiteiten moeten worden uitgevoerd om aan de vereisten van de Woo te kunnen voldoen. Dit wordt bevestigd in het spoor van ambtelijk vakmanschap waar aandacht is voor bewustwording en waarbij inmiddels een e-learning 'Informatie Open en Transparant' operationeel is. De medewerkers zien het belang maar ervaren de beperkingen van onze huidige informatiesystemen. De wijze waarop systemen zijn ingericht bieden bovendien onvoldoende handvatten om het informatiebeheer bij de beleidsmedewerkers zelf te beleggen.

Daarom is gewerkt aan een andere visie op de informatievoorziening waarbij de technologische ontwikkelingen ook echt vernieuwend kunnen worden ingezet. We gaan een gebruiksvriendelijke oplossing ontwerpen (de vereisten zijn in 2025 vastgesteld) die ons in staat stelt om wet- en regelgeving geautomatiseerd, op één plek door te voeren voor al onze systemen. En die – via een dashboard op maat - voldoende handvatten biedt aan eenieder om bij te dragen aan goed informatiebeheer waardoor informatie beter toegankelijk, vindbaar en actief openbaar gemaakt kan worden en tegelijkertijd medewerkers veel beter worden ondersteund in hun dagelijkse werkzaamheden

In de organisatie wordt in het verlengde van het bovenstaande de invoering van de Woo verder gerealiseerd, de komende tijd bijvoorbeeld:

• Ambtelijk vakmanschap: bewustwording, opleiding; in 2025 is een e-learning in productie genomen en wordt nu nagedacht over een vervolg;
• Organisatie en beleid; de implementatie en doorontwikkeling van kaders, richtlijnen en governance;
• Processen en (management)informatie optimaliseren, met name aan de voorkant openbaarmaking goed inregelen en daarop sturen als onderdeel van de eerder genoemde nieuwe digitale werkomgeving;
• Systemen en tooling, zoals de sjabloongenerator, geïntegreerd met de nieuwe digitale werkomgeving maar ook het verplicht aansluiten op het landelijke publicatieplatform Woo-index (de gemeenschappelijke Woo-voorziening). Implementatie hiervan is landelijk overigens uitgesteld.

Wet open overheid: zie verder separate paragraaf Openbaarheid.

Verbouwing huis van de provincie

PS hebben in 2025 een investeringskrediet beschikbaar gesteld voor een verbouwing van het provinciehuis. Vanuit het perspectief van bestuurlijke vernieuwing en een transparante overheid hebben PS bepaald hoe zij het gebruik van het provinciehuis willen ontwikkelen tot het provinciale huis van de democratie. In 2025 zijn de tekeningen verder uitgewerkt en hebben de voorbereidingen voor de aanbesteding plaatsgevonden. In het tweede kwartaal van 2026 publiceren we de aanbesteding en koersen we af op gunning voor het zomerreces.

In 2025 is verder geïnvesteerd in het duurzaam karakter van het provinciehuis. De eigen opwek van energie wordt vergroot door middel van het plaatsen van de solar carports waarmee ons energieprofiel verbetert. Veel van voorbereidende werkzaamheden hebben reeds plaatsgevonden. De opbouw vindt plaats in het tweede kwartaal van 2026.

Het gebouw is zo ingericht dat naast de provincie ook andere organisaties, zoals medewerkers van het Rijk, van andere overheden en verbonden partijen gebruik kunnen maken van werkplekken en andere voorzieningen. In 2025 waren dat iets meer dan 1500 bezoekers. Tegelijkertijd wordt geïnvesteerd in faciliteiten die nodig zijn om eigentijds, opgave- en gebiedsgericht samen te werken bijvoorbeeld in ateliervorm, digitaal of agile/ obeya.

Overige provinciale vestigingen

De steunpunten worden eveneens duurzaam verbeterd qua energievraag en -opwek, dit moet resulteren in een prettiger werkklimaat en verbeterd (minimaal) energielabel A. Hiermee geven we invulling aan de voorbeeldrol van ons als overheid. Het voormalig provinciale paviljoen op de Floriade heet inmiddels Proeflokaal Flevoland en wordt ingezet als locatie voor samenkomsten, werkbijeenkomsten, ontmoetings- en vergadercentrum.