Bedrijfsvoering

Rechtmatigheidsverantwoording (RMV)
Overeenkomstig het BBV is in de jaarrekening de verplichte RMV opgenomen (zie blz. 249). Op basis van de door PS vastgestelde verantwoordingsgrens verklaren GS of de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig of niet rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het college baseert deze verantwoording op de uitgevoerde (verbijzonderde) interne controles. Deze controles zijn gericht op de naleving van wet- en regelgeving en uitgevoerd conform de Financiële verordening 2026. In deze verordening is geregeld dat het college zorgdraagt voor een periodieke interne controle ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening.

Grondslag RMV 
Op 18 februari 2026 hebben PS de Financiële verordening 2026, die van toepassing is op het verslagjaar 2025 en volgende jaren, vastgesteld. In deze verordening zijn de kaders voor de rechtmatigheidsverantwoording, de verantwoordings- en de rapportagegrens vastgelegd. De verantwoordingsgrens waarboven de rechtmatigheidsafwijkingen moeten worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording van de jaarrekening bedraagt 2% van de lasten, exclusief dotaties aan reserves. De rapportagegrens, de grens waarboven afwijkingen worden gerapporteerd, bedraagt € 125.000.

Rechtmatigheid - geconstateerde onrechtmatigheid 
We hebben voor het verslagjaar 2025 rechtmatigheidsfouten vastgesteld boven de verantwoordingsgrens van € 4,9 mln. (2% van € 244,3 mln.). De bevindingen die de rapportagegrens overschrijden, zijn overeenkomstig de ‘Financiële verordening 2026’ hieronder - voor de drie rechtmatigheidscriteria - nader toegelicht. Bovendien hebben we fouten kleiner dan € 125.000, die we belangrijk vinden om te vermelden, in de toelichting opgenomen.

Het totaal aan rechtmatigheidsafwijkingen bedraagt voor 2025: € 12,953 mln.

a. Begrotingscriterium 

*Acceptabele begrotingsoverschrijdingen

b. Voorwaardencriterium 
Europese aanbestedingen                                 

*niet-acceptabel

C. Misbruik & Oneigenlijk gebruik 
Bij de uitgevoerde controles zijn er geen bevindingen geconstateerd met betrekking tot het misbruik & oneigenlijk gebruik van provinciale regelingen. Bepalingen aangaande het voorkomen van misbruik & oneigenlijk gebruik zijn opgenomen in de verordeningen en daarmee voldoende geborgd.

Toelichting op de rechtmatigheidsfouten

Ad. a Begrotingscriterium
Overschrijding lasten op programmaonderdeel

• 6.3 Infrastructuur (programma 6 Mobiliteit):

Uit de verschillenanalyse blijkt dat de lasten met € 0,36 mln. zijn overschreden. De overschrijding wordt met name veroorzaakt door hogere uitgaven voor gladheidsbestrijding en schades. Deze overschrijdingen zijn vooraf door Provinciale Staten als acceptabel aangemerkt.

• 8.3 Overhead en vennootschapsbelasting (programma 8 Algemene dekkingsmiddelen en bedrijfsvoering): De overschrijding op dit programmaonderdeel bedraagt € 5,82 mln. en wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door de interne doorbelasting van Capaciteitsbeheer (€ 5,52 mln.) vanuit het programmaonderdeel Bedrijfsvoering naar het onderdeel Overhead. Van deze overschrijding wordt € 3,2 mln. gedekt door een onttrekking aan de egalisatiereserve 'Personeel . Deze gedelegeerde reserve kan overeenkomstig de 'Nota Reserves & Voorzieningen' worden ingezet zonder de begroting te wijzigen voor onder andere personele knelpunten en organisatieontwikkeling.

Binnen de programmaonderdelen van Bedrijfsvoering is per saldo sprake van een kostenoverschrijding van € 2,4 mln. Daarbij wordt opgemerkt dat binnen enkele programmaonderdelen onderbestedingen zijn gerealiseerd die hiermee samenhangen. Deze onderbestedingen zijn ontstaan doordat werkzaamheden zijn uitgevoerd met eigen capaciteit in plaats van inhuurcapaciteit uit programmabudgetten. Feitelijk zou dit nog in mindering gebracht kunnen worden op de overschrijding. Dit betreffen onder meer de programmaonderdelen 1.1 Omgevingswet en 8.2 Trafficmanagement. Daarnaast zijn binnen de programmaonderdelen van Bedrijfsvoering lasten verantwoord die ook toegerekend hadden kunnen worden aan de beleidsprogramma’s. Het gaat hierbij met name om inhuur die samenhangt met het kunnen voldoen aan wet- en regelgeving. Voorbeelden hiervan zijn de implementatie van de Omgevingswet, het programma Cyberweerbaarheid (bruggen en sluizen en gebouwenbeheer) om te voldoen aan de NIS2‑richtlijn – die via de Cybersecuritywet in de tweede helft van 2026 wordt geïmplementeerd – en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv). De overschrijding bij Overhead is acceptabel omdat zij beleidsmatig voortvloeit uit interne toerekening, noodzakelijk is om de organisatie in stand te houden en te voldoen aan wet- en regelgeving.

• 9.1 Reserves (Stortingen):

De overschrijding bij reserves vraagt nadere duiding, omdat stortingen en onttrekkingen elkaar gedeeltelijk compenseren. Per saldo overschrijden de stortingen met € 6,64 mln. Doordat er ook lagere onttrekkingen hebben plaatsgevonden bedraagt de feitelijke overschrijding € 7,75 mln. Hiervan is € 5,0 mln. rechtmatig, dit zijn stortingen in egalisatiereserves. Daarmee bedraagt de bruto rechtmatigheidsfout € 2,75 mln. De hogere stortingen dan begroot in de bestemmingsreserves en uitvoeringsreserves passen binnen het provinciaal beleid en zijn in lijn met de vastgestelde 'Nota Reserves en Voorzieningen' (€ 0,38 mln.). Het restant € 2,37 mln. betreft per abuis in de begroting geboekte negatieve onttrekkingen in plaats van stortingen. Per saldo heeft dit geen invloed op de hoogte van de reserve en past daarmee ook binnen het provinciaal beleid.

Ad b. Voorwaardencriterium
Naleving van de Europese aanbestedingsregels.
Tijdens de uitgevoerde controlewerkzaamheden hebben wij geconstateerd dat er zes opdrachten zijn verstrekt in afwijking van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. De rechtmatigheidsfout van deze opdrachten bedraagt € 4,0 mln. Dit betreffen:

• Van vóór 2024 geconstateerde afwijkingen van € 0,73 mln. Dit zijn de zogenaamde doorloopfouten uit 2024 en voorgaande jaren, die blijven meetellen (voor de jaarlijkse kosten) in de berekening van de rechtmatigheidsfout totdat deze fouten zijn opgelost.

en 

• In 2025 is een afwijking van € 3,3 mln. geconstateerd bij de aanbesteding “Onderhoud bermen en sloten”. Deze opdracht is ten onrechte als werk aanbesteed, terwijl sprake was van een dienst. Hierdoor is de opdracht niet Europees aanbesteed, terwijl dit op grond van de aanbestedingsregels wel verplicht was.

De huidige overeenkomst heeft een initiële looptijd van twee jaar en loopt tot 31 december 2026. Deze zal uitgediend worden, van de optiejaren wordt geen gebruik gemaakt. In 2026 wordt een nieuwe aanbestedingsprocedure opgestart voor de jaren 2027 en verder, die Europees als dienst wordt aanbesteed.

1. Soft- en hardware

1a. In 2020 is vastgesteld dat het contract voor het Document Management Systeem (DMS) eDocs onrechtmatig

is. De licentie en het beheer en onderhoud hadden in 2025 opnieuw aanbesteed moeten worden, maar dat is op dit moment niet mogelijk omdat beschikbare alternatieven onvoldoende voldoen aan onze eisen voor veiligheid, gebruiksvriendelijkheid en naleving van wet- en regelgeving (o.a. Woo, Archiefwet en privacywetgeving). Omdat eDocs een kritische applicatie is voor de continuïteit van de bedrijfsvoering en het provinciale besluitvormingsproces, is verlenging van de licentie en het onderhoud noodzakelijk. Om tot een bestendige oplossing te komen ontwikkelt de provincie (samen met ICTU) een toekomstbestendig werkplekconcept dat nieuwe technologie inzet en inzicht geeft in welke eDocs-functionaliteiten in 2027 moeten worden aanbesteed. De voortzetting van eDocs is noodzakelijk totdat dit werkplekconcept klaar is voor besluitvorming. De verlenging betekent dat de bestaande aanbestedingsonrechtmatigheid in 2026 wordt gecontinueerd.

1b.   Bij de overeenkomst voor het leveren, installeren en onderhouden van audiovisuele (AV) apparatuur is in

  2023 geconstateerd dat de maximale contractwaarde is overschreden. In december 2025 is de Europese
  aanbesteding afgerond en gegund.

2. Verkeersregelingssystemen 
ROK borden Flevoland
Op 2 juli 2025 heeft de aanbesteding van 22020-10 ROK borden Flevoland succesvol plaatsgevonden. Ter waarborging van de verkeersveiligheid op de provinciale wegen zijn in de periode tot aan de definitieve gunning van 22020-10 ROK borden Flevoland nog enkele opdrachten zonder rechtmatige contractuele grondslag verstrekt.

3. Datacenter 
Eind 2024 is een onrechtmatigheid ontstaan van € 0,06 mln. op het contract voor het datacenter. Dit was al voorzien begin 2024. Daarom is een aanbesteding gestart, passend bij onze strategie om (stapsgewijs) naar de cloud te migreren en afscheid te nemen van het eigen datacenter. Ter voorbereiding is een marktconsultatie uitgevoerd naar de (on)mogelijkheden in de markt en de behoeften van de provincie voor de nabije toekomst. Mede vanuit de toegenomen bewustwording rondom digitale autonomie en onze koers om minder afhankelijk te worden van dominante (niet-Europese) platformleveranciers, is besloten aan te besteden op basis van dezelfde principes als het huidige contract: een hybride cloud-oplossing. De aanbesteding is, zoals gepland, begin 2025 gegund. In de eerste periode na gunning is de dienstverlening van de oude leverancier nog circa een half jaar (deels) nodig geweest als overbruggings- en exitvoorziening om de continuïteit van de dienstverlening en dataveiligheid te borgen tijdens de migratie en overdracht.

Interne beheersing inkoop- en aanbestedingsproces
Om het risico op inkoop- en aanbestedingsonrechtmatigheden in de toekomst proactief te verlagen, blijven wij werken aan de continue verbetering van het inkoopproces in de volle breedte. Onze focus ligt hierbij op de professionalisering (kennis, houding en gedrag) van het contractmanagement om zo beter te kunnen sturen op bestedingen en wederzijdse nakoming van de afspraken uit overeenkomsten. Tevens wordt toegewerkt naar een verbeterd contractenbeheersysteem (software, organisatorische maatregelen) en sturen wij op verdieping van de controle achteraf.

Als onderdeel van de interne beheersing zijn herstelmaatregelen uitgevoerd naar aanleiding van de geconstateerde aanbestedingsonrechtmatigheden. Van de zes dossiers zijn inmiddels drie opdrachten conform de Europese aanbestedingsregels aanbesteed. Daarmee zijn deze onrechtmatigheden beëindigd en tellen zij in toekomstige verslagjaren niet langer mee in de rechtmatigheidsbeoordeling. Voor de overige dossiers wordt toegewerkt naar herstel conform de geldende aanbestedingsregels.